Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки

Расчеты с подотчетными лицами не теряют актуальности . Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо больших изменений. Но, как свидетельствует практика, в частности судебная (Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), бухгалтеры сейчас допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для организации либо подотчетных лиц. В статье рассмотрим главные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм.



Законодательная база



При выдаче денег подотчет нужно руководствоваться
Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У
. Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий:



1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на потребности предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:




суммы, которую нужно выдать;

срока, на который выдаются деньги;

даты подписания заявления;

визы начальника организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.




Принципиально важно! С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу генерального директора (п. 6.3 Указаний № 3210-У).



2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главный бухгалтер либо иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.





Принципиально важно! Так как с июня 2017 года выдача денег подотчет вероятна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, то есть с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна.



Методы выдачи наличных



Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее эргономичный на сегодняшний день метод — перечисление денег на банковскую карту.



Такая возможность выдачи наличных непременно должна быть предусмотрена Приказом предприятия.



Для таких целей могут употребляться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, либо зарплатные карты.



В этом случае в заявлении на выдачу денег, кроме вышеуказанной информации, нужно указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле "Назначение платежа" указать, что перечисленные средства являются подотчетными (вероятные формулировки: "Задаток на хозяйственные потребности", "Задаток на оплату командировочных затрат").








Верно отчитаться по расходам





Подтверждением применения полученных денег по назначению является задаточный отчет (форма АО-1 унифицированная, Распоряжение № 55, используется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого — не позднее трех рабочих дней после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, либо дня выхода на работу. АО сотрудник предоставляет главному бухгалтеру, бухгалтеру (если они отсутствуют, начальнику) с приложением документов, подтверждающих затраты.



Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.



Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, помимо подтверждающих затраты документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты затрат банковской картой (реестр платежей либо электронный журнал по счету карты).



Проверка АО, его утверждение начальником и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный начальником (в Приказе организации).



Окончательные расчеты



Обычная обстановка — в то время как выданная сумма не сходится с подтвержденными затратами по АО.



Так, в случае если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО начальником организации перерасход выдается наличными по РКО либо на банковскую карту. В последнем случае в поле "Назначение платежа" непременно указать "Выплата затрат по авансовому расчету № ___ от ____".





В случае если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который нужно вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также вероятен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска либо болезни, в случае если срок, на который выданы деньги, истек в то время. В случае если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:




в строке "Сумма" указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);

в строке "Основание" делается запись: "Возврат неиспользованных подотчетных денег";

в строке "Приложение" проставляются номер и дата АО.




В случае если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле "Наименование платежа" нужно сделать запись "возврат неиспользованных подотчетных сумм". Данная запись разрешит избежать неприятностей с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. В случае если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.



Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете



При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет употребляется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:







Дата проводки



Проводка



Отражена операция





дата выдачи денег



Д-т 71 К-т 50, 51,55



выданы деньги





Д-т 55 К-т 51, 52



перечислены деньги на корпоративную карту





дата списания денег



Д-т 73 К-т 55



списаны деньги со особого счета при отсутствии подтверждающих затраты документов





дата утверждения АО



Д-т 10 (08, 20, 26, 44) К-т 71



приняты к учету товары (работы, услуги)





срок, установленный в Приказе



Д-т 50, 51 К-т 71,73



от работника получен остаток неизрасходованных сумм





Д-т 71 К-т 50, 51



работнику возвращен перерасход по авансовому отчету









Д-т 94 К-т 71



отражены суммы, не возвращенные в установленный срок









Д-т 70 К-т 94, 73



из зарплаты удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок







Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих изюминок, установленных Приказом Министерства финансов Росиийской Федерации № 157н:




деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция нужных средств либо объяснение величины аванса; срок, на который выдаются финансовые средства;

форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены
Приказом Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н
.




Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного расчета, как и документы, применяемые для осуществления операций с подотчетниками, остаются фактически неизменны в течении многих лет. Последние новшества — возможность безналичных расчетов и отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения новых сумм подотчет. Основные правила, изложенные в статье, окажут помощь вам отыскать в памяти любой шаг в случае происхождения необходимости в выдаче денег сотруднику на потребности предприятия. Соблюдение изложенных правил разрешит исключить риск доначисления сотруднику НДФЛ, а организации — риск признания затрат экономически необоснованными.




Форма АО-1



Скачать



Форма АО (0504505)



Скачать



Форма КО-2 (0310002)



Скачать