Расчеты с подотчетными лицами: процедуры, документы, проводки

Расчеты с подотчетными лицами не теряют актуальности . Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо больших изменений. Но, как свидетельствует практика, в частности судебная (Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), бухгалтеры сейчас допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для организации либо подотчетных лиц. В статье рассмотрим главные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм.



Законодательная база



При выдаче денег подотчет нужно руководствоваться
Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У
. Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий:



1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на потребности предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:




суммы, которую нужно выдать;

срока, на который выдаются деньги;

даты подписания заявления;

визы начальника организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.




Принципиально важно! С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу генерального директора (п. 6.3 Указаний № 3210-У).



2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главный бухгалтер либо иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.





Принципиально важно! Так как с июня 2017 года выдача денег подотчет вероятна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, то есть с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна.



Методы выдачи наличных



Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее эргономичный на сегодняшний день метод — перечисление денег на банковскую карту.



Такая возможность выдачи наличных непременно должна быть предусмотрена Приказом предприятия.



Для таких целей могут употребляться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, либо зарплатные карты.



В этом случае в заявлении на выдачу денег, кроме вышеуказанной информации, нужно указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле "Назначение платежа" указать, что перечисленные средства являются подотчетными (вероятные формулировки: "Задаток на хозяйственные потребности", "Задаток на оплату командировочных затрат").








Верно отчитаться по расходам





Подтверждением применения полученных денег по назначению является задаточный отчет (форма АО-1 унифицированная, Распоряжение № 55, используется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого — не позднее трех рабочих дней после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, либо дня выхода на работу. АО сотрудник предоставляет главному бухгалтеру, бухгалтеру (если они отсутствуют, начальнику) с приложением документов, подтверждающих затраты.



Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.



Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, помимо подтверждающих затраты документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты затрат банковской картой (реестр платежей либо электронный журнал по счету карты).



Проверка АО, его утверждение начальником и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный начальником (в Приказе организации).



Окончательные расчеты



Обычная обстановка — в то время как выданная сумма не сходится с подтвержденными затратами по АО.



Так, в случае если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО начальником организации перерасход выдается наличными по РКО либо на банковскую карту. В последнем случае в поле "Назначение платежа" непременно указать "Выплата затрат по авансовому расчету № ___ от ____".





В случае если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который нужно вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также вероятен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска либо болезни, в случае если срок, на который выданы деньги, истек в то время. В случае если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:




в строке "Сумма" указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);

в строке "Основание" делается запись: "Возврат неиспользованных подотчетных денег";

в строке "Приложение" проставляются номер и дата АО.




В случае если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле "Наименование платежа" нужно сделать запись "возврат неиспользованных подотчетных сумм". Данная запись разрешит избежать неприятностей с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. В случае если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.



Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете



При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет употребляется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:







Дата проводки



Проводка



Отражена операция





дата выдачи денег



Д-т 71 К-т 50, 51,55



выданы деньги





Д-т 55 К-т 51, 52



перечислены деньги на корпоративную карту





дата списания денег



Д-т 73 К-т 55



списаны деньги со особого счета при отсутствии подтверждающих затраты документов





дата утверждения АО



Д-т 10 (08, 20, 26, 44) К-т 71



приняты к учету товары (работы, услуги)





срок, установленный в Приказе



Д-т 50, 51 К-т 71,73



от работника получен остаток неизрасходованных сумм





Д-т 71 К-т 50, 51



работнику возвращен перерасход по авансовому отчету









Д-т 94 К-т 71



отражены суммы, не возвращенные в установленный срок









Д-т 70 К-т 94, 73



из зарплаты удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок







Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих изюминок, установленных Приказом Министерства финансов Росиийской Федерации № 157н:




деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция нужных средств либо объяснение величины аванса; срок, на который выдаются финансовые средства;

форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены
Приказом Министерства финансов от 30.03.2015 № 52н
.




Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного расчета, как и документы, применяемые для осуществления операций с подотчетниками, остаются фактически неизменны в течении многих лет. Последние новшества — возможность безналичных расчетов и отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения новых сумм подотчет. Основные правила, изложенные в статье, окажут помощь вам отыскать в памяти любой шаг в случае происхождения необходимости в выдаче денег сотруднику на потребности предприятия. Соблюдение изложенных правил разрешит исключить риск доначисления сотруднику НДФЛ, а организации — риск признания затрат экономически необоснованными.




Форма АО-1



Скачать



Форма АО (0504505)



Скачать



Форма КО-2 (0310002)



Скачать

Суд до 18 февраля продлил арест предполагаемого лидера ОПГ Пичугина

Лефортовский райсуд Москвы до 18 февраля продлил срок содержания под стражей предполагаемого фаворита организованной преступной группы (ОПГ) Юрия Пичугина, обвиняемого в незаконном обороте оружия и организации преступного сообщества, передаёт обозреватель РАПСИ из зала суда.

Так, суд удовлетворил ходатайство прокуратуры и милиции, постановив продолжить в отношении обвиняемого ранее избранную меру пресечения на 3 месяца.

Пичугину инкриминируется совершение правонарушения, предусмотренного частью 3 статьи 222 УК РФ (незаконный оборот оружия, его частей и снарядов в составе организованной группы), и по части 4 статьи 210 УК РФ (организация преступного сообщества (преступной организации) лицом, занимающим высшее положение в преступной иерархии).

В феврале Следственный Комитет (СК) РФ сказал о пресечении деятельности преступного сообщества, действовавшего в республике Коми. По версии следователей, в 1994 году Пичугин создал преступную группу, к участию в которой привлекались спортсмены, бывшие сотрудники МВД и военнослужащие. На счету ОПГ – рэкет, совершение больших хищений, разбойные нападения, мошенничество с объектами недвижимости и другие правонарушения. СК также приводит сведения о том, что ОПГ контролировала финансовые потоки, проходившие через заключенных в исправительных учреждениях.

ЕСПЧ пересмотрит дело мигрантов, год проживших в "Шереметьеве"

Европейский суд по защите прав человека по просьбе России пересмотрит дело незаконных мигрантов, которые больше года отказывались добровольно покинуть транзитную территорию аэропорта "Шереметьево". Об этом сообщили в ЕСПЧ.

В Европейский суд пожаловались четыре мужчины из Ирака, Палестины, Сомали и Сирии.

На протяжении путешествий (независимо друг от друга) они не смогли въехать в Россию через столичный аэропорт "Шереметьево" из-за неприятностей с документами. В следствии трое из них провели 5–8 месяцев в транзитной территории аэропорта, а сомалиец был там год и одиннадцать месяцев между 9 апреля 2015 марта года 9 и 2017 года. Все они пробовали приобрести статус беженца в России, но бесплодно.

Они пожаловались в ЕСПЧ на нехорошие условия их содержания в транзитной территории, где им приходилось дремать на матрасе в постоянно освещенной и шумной территории посадки аэропорта без возможности принять душ. Они также утверждают, что их удержание в транзитной территории было незаконным лишением свободы в нарушение ст. 5 Конвенции (право на свободу и безопасность).

28 марта 2017 года ЕСПЧ подтвердил, что было нарушение Конвенции, в силу того, что не было никакой юридической базы держать мигрантов в транзите. Суд усмотрел также нарушение ст. 3 (запрещение безжалостного либо унижающего преимущество обращения) в том, что содержание в аэропорту подорвало их преимущество, вынудило их ощущать себя униженными.

Россия оспорила решение ЕСПЧ, и 18 сентября Громадная Палата суда приняла запрос и дала согласие пересмотреть его. По словам Министерства Юстиции, мигранты сами отказывались покинуть транзитную территорию "Шереметьево", и это нельзя назвать лишением свободы.

ФАС признала "Бинбанк" нарушителем закона из-за рекламы зарплатных карт

Федеральная служба по борьбе с монополизмом (ФАС) признала ненадлежащей контекстную рекламу зарплатной карты ПАО "Бинбанк" в социальной сети Facebook, сказано в сообщении ведомства.

Служба отмечает, что в рекламе сообщалось о начислении 5% на остаток по счету любой месяц и бонусы в 5% с приобретений. В следствии клиент якобы должен был получить плюс 10% к заработной.

Рабочая группа антимонопольного органа пришла к выводу о том, что рекламное послание о 10% к зарплате недостоверно, потому, что одна и та же сумма денег (сумма заработной платы) не может храниться на счету карты и в один момент тратиться на оплату товаров, соответственно, большой размер дохода не может составить 10% к заработной ни в каком случае.

"Максимум, который может получить клиент зарплатной карты, образовывает 5% при условиях: или вся сумма полученной на карту заработной платы никак не расходуется в течение года, тогда на остаток (всю заработную плат) начисляется 5% годовых, или вся сумма полученной на карту зарплаты тратится на товары активированной категории, и таковой клиент получает 5% к заработной виде бонуса со всех приобретений", — выделяется в заявлении.

Также в объявлении отсутствовала значительная информация о рекламируемом товаре. В следствии рабочая группа ФАС признала ПАО "Бинбанк" нарушителем закона о рекламе.

Кабмин поменял порядок ведения реестров при госзакупках

Правительство поменяло правила ведения документации, связанной с госзакупками. Сейчас клиенты должны вносить в реестр контрактов все данные обо всех соисполнителях и подрядчиках, которые представляют небольшой бизнес либо НКО. Об этом сообщается на сайте Кабмина.

Изменения направлены на развитие малого и среднего предпринимательства, выделили в правительстве. Сейчас реестр будет учитывать всю предоставленную поставщиками данные о соисполнителях и подрядчиках.

Это требование распространяется на случаи, когда договор предусматиривает, ответственность поставщиков (подрядчиков, исполнителей) за неисполнение предусмотренного законом условия о привлечении малого предпринимательства и социальных НКО. Данные в реестр также необходимо будет дать, в случае если в контракте прописано, что до клиента будут донесены сведения о контрактах, заключённых с завлекаемыми НКО, и количество этих контрактов.

Просмотрите еще полезную статью в сфере вопрос адвокату. Это возможно будет интересно.

ЕСПЧ направил России вопросы по жалобам 61 НКО-иноагента

Европейский суд по защите прав человека (ЕСПЧ) направил России перечень более чем из десяти вопросов по жалобам 61 некоммерческой организации, которые были признаны иностранными агентами. Об этом информирует "Коммерсантъ".

Суд интересуют детали профильного закона. В частности, ЕСПЧ задаёт вопросы, довольно ли ясно прописаны определения "иностранный агент" и "политическая деятельность", и, уточняется ли конкретная сумма, период и форма иностранного финансирования, при которых организация становится иноагентом.

Также в Страсбурге попросили разъяснить, как власти России пришли к идее введения такого определения, было ли это "нужным в демократическом обществе" и необходимо ли было запрещать НКО новости политическую деятельность. Среди других вопросов – прекратили ли НКО после регистрации в качестве иноагента новости такую деятельность и соизмеряют ли российские суды сумму штрафов с денежным положением организаций. Предполагается, что власти России должны представить ответы до 19 июля.

В последних числах Марта этого года ЕСПЧ коммуницировал жалобы 61 НКО (см. "ЕСПЧ коммуницировал жалобы 61 НКО, признанной иноагентом"). В числе заявителей Сахаровский центр, "Мемориал", ассоциация "Агора", Фонд свободы информации, "Человек и закон" (Марий Эл) и другие. Они подали жалобы в прошедшем сезоне, заявляя о нарушении статей Европейской конвенции по защите прав человека (см. "Практически 50 российских НКО пожаловались в ЕСПЧ на закон об иностранных агентах"). Заявители показывали, что использование закона об иноагентах "формирует репрессивную практику", а сам он имеет ряд "неизвестных формулировок" (см. "Практически 50 российских НКО пожаловались в ЕСПЧ на закон об иностранных агентах").

В январе президент Владимир Владимирович Путин поручил рабочей группе Администрации президента по НКО изучить правоприменительную практику, связанную с признанием организаций иностранными агентами. Неприятность была поднята на совещании СПЧ, глава которого Михаил Федотов сказал, что треть НКО, включенных в реестр, – экологические организации, которые никакого отношения к политике не имеют (см. "Путин поручил проанализировать правоприменительную практику закона об НКО-иноагентах").

Читайте еще интересную статью по вопросу юристы круглосуточно бесплатно. Это может быть небезынтересно.

В Санкт-Петербурге все станции метро закрыли после взрыва

С 15:40 все станции метро Петербурга закрыты на вход и выход после взрыва. Об этом сообщается в Telegram-канале подземки.

По последним данным, 10 человек погибли, около 50 – ранены, поведал пресс-секретарь губернатора СПб Андрей Кибитов.

Сейчас, 3 апреля, около 14:30 мск на "синей" ветке случился взрыв. Инцидент произошёл на станции метро "Сенная площадь": в вагоне поезда взорвалось самодельное взрывное устройство с поражающими элементами. После поступила информация, что в Столичном метрополитене также усилены меры безопасности. Владимир Владимирович Путин объявил, что рассматриваются все варианты, включая террористический акт, но что послужило причиной взрыва в петербургском метро, станет известно после расследования (см. "Взрыв в метро Петербурга: подозревают террористический акт, имеется жертвы").

Читайте еще интересный материал на тему нормативное. Это вероятно может быть небезынтересно.

СКР возбудил дело по факту взрыва в петербургском метро

Основное управление по расследованию особо важных дел Следственного комитета открыло дело по факту взрыва в метро Петербурга, жертвами которого стали 10 человек.

Как напоминает пресс-служба ведомства, сейчас около 14:40 в вагоне поезда на перегоне станций метро "Технологический университет" и "Сенная площадь" случился взрыв неустановленного бомбы. В следствии погибли 10 человек, еще около 50 ранены.

В Столичном метрополитене также усилены меры безопасности. Владимир Владимирович Путин объявил, что рассматриваются все варианты, включая террористический акт, но что послужило причиной взрыва, станет известно после расследования (см. "Взрыв в метро Петербурга: подозревают террористический акт, имеется жертвы").

Посмотрите также полезную статью в области консультация адвоката. Это возможно станет интересно.